Comment organiser un séminaire à Saint-Tropez ?

Home / Conferences / Comment organiser un séminaire à Saint-Tropez ?
Comment organiser un séminaire à Saint-Tropez ?

Spécialement appréciée par les célébrités, Saint-Tropez n’est pas seulement une destination balnéaire, c’est aussi une destination idéale pour l’organisation de séminaires. Pour réussir vos réunions professionnelles dans cette ville aux multiples atouts, voici donc à quoi vous devez vous préparer.

Trouver une salle pour votre séminaire à Saint-Tropez

Pour les professionnels, Saint-Tropez possède un grand nombre de salles qui peuvent servir pour recevoir des séminaires. Pour avoir accès à la liste des lieux, vous pouvez réaliser quelques recherches sur internet. Pour les organisateurs qui n’ont pas assez de temps pour les recherches, il est possible de s’adresser directement à des agences événementielles spécialistes du tourisme d’affaires.

A Saint-Tropez, vous disposez d’un large choix de lieux pour l’organisation des séminaires. En fonction de vos besoins, vous pouvez opter pour un petit espace destiné à recevoir moins de 50 personnes ou choisir des salles moyennes pouvant accueillir entre 100 et 300 convives. Pour les séminaires à Saint-Tropez de grande envergure, il existe aussi des infrastructures qui pourront recevoir jusqu’à 2 500 participants.

Visitez et réservez le lieu

Pour éviter les mauvaises surprises à Saint-Tropez, avant de choisir un endroit pour réaliser un séminaire, vous devez visiter les lieux au préalable. Assurez-vous que l’endroit est facilement accessible et qu’il possède la structure nécessaire au bon déroulement du séminaire.

Dès qu’une salle de séminaire répond à vos attentes, vous pouvez demander un devis pour la location. Après avoir comparé plusieurs offres, pensez à réserver immédiatement la salle qui vous intéresse. Les lieux les mieux placés sont souvent réservés plusieurs mois à l’avance.

Même si vous avez déjà une date en tête pour votre futur séminaire à Saint-Tropez, vous ne pouvez réellement fixer la date et l’heure qu’après avoir réservé la salle de conférence. Pour éviter les allers-retours, vous ne devez donc jamais communiquer la date de séminaire aux participants avant d’être sûr d’avoir une salle disponible.

Réaliser un plan de suivi de planning

Lorsque vous organisez un séminaire à Saint-Tropez, vous aurez beaucoup de choses à faire, mieux vaut donc passer via une agence événementielle spécialiste de l’organisation de séminaires (comme par exemple l’agence Longitude 7). Pour ne rien oublier, penser donc à réaliser un rétroplanning. Dans ce plan, fixez les dates pour prévenir les interlocuteurs, les participants, le règlement des factures, l’envoi des commandes des différentes prestataires.

Communiquer avec les convives

En tant qu’organisateur de séminaire, au plus tard un mois à l’avance, vous devez communiquer le jour, l’heure, le lieu et le thème sur séminaire à vos invités. Avec votre invitation, il sera important d’envoyer une brochure qui détaillera un peu le programme. Pour une évaluation personnelle, dans cette invitation, vous pouvez déjà demander à votre invité de vous faire un retour concernant sa présence ou non à votre séminaire.

Faire une vérification la veille du séminaire

Pour vous assurer que tout ira bien lors de votre séminaire à Saint-Tropez, un jour avant le grand jour, visitez la salle de séminaire. Pensez à confirmer la présence de tous les intervenants. Si vous prévoyez des prestations culinaires, sportives ou artistiques, vous devez aussi vous assurer que tous ces prestataires sont bien prêts, et qu’ils ne désisteront pas à la dernière minute.

Leave a Reply

Your email address will not be published.